WAS BRINGT EIN DIGITALES PORTFOLIOMANAGEMENTSYSTEM?

Die Vermögensverwaltung von Immobilienportfolios ist ein komplexes Unterfangen: Die Portfoliomanagerinnen und -manager müssen den Überblick über veritable Datenberge bewahren – schliesslich werden Portfolios in den meisten Fällen über Zahlen geführt (Mietzinseinnahmen, Betriebskosten, Mietvertragslaufzeiten und vieles, vieles mehr). Ebenso ist die saubere Dokumentation der wichtigsten liegenschaftenbezogenen Unterlagen zentral. Und schliesslich müssen für das saubere Management des Liegenschaftenbestandes saubere Prozesse festgelegt und konsequent eingehalten werden (z.B. Budget-, Abrechnungs- und Vergabeprozesse).

Das Datenmanagement von Immobilien wird selbst heute noch in vielen Fällen hauptsächlich physisch betrieben, d.h. Dokumente und Daten werden primär in Papierform gehalten. Diese Art des Managements ist wenig effizient und riskant: Die Datenrecherche ist sehr zeitintensiv, absolut ortsgebunden (Archiv) und der Datenverlust ist eine latente Gefahr (durch Verlust, Brand im Archiv, Diebstahl…). Bereits fortschrittlicher ist eine duale Führung von Portfolios mittels physischer Ablage und elektronischer Datenhaltung. In den meisten Fällen ist aber selbst die elektronische Datenhaltung ineffizient und statisch und der eigentlich verfügbare Datenschatz nur beschränkt zugänglich. Zu denken ist hierbei etwa an die Führung von Mieterdaten und Budgets in Excel-Dateien. Diese Dateien sind oft nur an einem bestimmten Arbeitsplatz (also ortsgebunden) verfügbar. Zudem sind die Daten kaum verknüpft, es existieren unzählige «gleiche» Files, Zellenbezüge in Excels sind fehlerhaft oder die unterschiedlichen Benutzer verwenden unterschiedliche Versionen. Diese Aufzählung liesse sich beliebig erweitern. Kurz: Bereits bei kleineren Immobilienportfolios ist das Management mit klassischen Applikationen (wie Excel) kaum mehr sinnvoll möglich.

Um diese Probleme zu lösen und um den Wert der Daten der eigenen Immobilien auszuschöpfen bietet Refolio ein digitales Portfoliomanagement an: Hierfür betreibt Refolio ein browsergestütztes Portfoliomanagement-Tool. Als Basis dient REPM (Real Estate Portfolio Management), eine leistungsfähige Portfoliomanagement-Plattform von IAZI. Refolio sammelt die notwendigen Daten aus dem Immobilienportfolio der Kundinnen und Kunden, systematisiert diese, erfasst sie im REPM-System und pflegt diese nach Kundenwunsch aktiv. Die Daten werden dabei noch mit dem Expertenwissen von Refolio angereichert und sind damit noch aussagekräftiger. Somit hat die Eigentümerschaft jederzeit und weltweit Zugriff auf alle zentralen Daten der eigenen Immobilien. In Zusammenarbeit mit IAZI hat Refolio im REPM standardisierte Prozesse festgelegt, die das Management von Immobilienbeständen systematisieren und die Kontrolle der Eigentümerschaft über das eigene Portfolio sicherstellen.

EIGENSCHAFTEN UND FUNKTIONEN DER PORTFOLIOMANAGEMENT-SOFTWARE «REPM»

Die einzelnen Funktionen und Eigenschaften der Portfoliomanagement-Software sind:

• Erfassung und systematische Darstellung der zentralen Liegenschaftendaten für Eigentümerschaften in einem Online-Account jederzeit abrufbar
• Digitale Dokumentenablage inkl. Fotografien der Liegenschaft (online)
• Systematische Darstellung der Finanzdaten (Mieterträge, Mietzinsausfälle, Betriebskosten, Unterhalt, Projektkosten) pro Liegenschaft oder auf Portfolioebene, sowohl für vergangene Jahre als auch für die Zukunft (Budget/Forecast)
• Jederzeit verfügbare Mieterspiegel inklusive Informationen über die Mietobjekte (Nutzung, Grösse, Zimmerzahl, Netto- und Bruttomietzinseinnahmen, Identität der Mietparteien; Hinterlegung von Mietverträgen)
• Budgetkontrolle und Budgetfreigabe zuhanden der Bewirtschaftung, Abrechnungskontrolle als im System hinterlegter Workflow
• Jederzeit generierbare Liegenschaftenbewertung (mit der sogenannten Discounted Cash Flow-Methode)
• Rating und Scoring der Liegenschaft anhand von Lage- und Objekteigenschaften, Generieren einer Scoring-Grafik
• Zugriff auf IAZI Maps-Pro, ein interaktives Web-Tool mit allen relevanten Immobilienmarktdaten, Adress- und Standortanalysen, Markt-Check für Renditeliegenschaften, dynamische Mietpreisvergleiche und viele weitere Funktionen
• Bauzustandsanalyse anhand von Modelldaten und daraus abgeleitete Sanierungsplanung (wissenschaftlich testiertes Lebenszyklusmodell zur Bestimmung der optimalen Sanierungszeitpunkte und der zu erwartenden Kosten)
• Regelbasierter Vergabeprozess (z.B. für grössere Unterhaltsarbeiten) als im System hinterlegter Workflow
• Anreicherung sämtlicher Informationen mit dem Expertenwissen des Refolio-Teams und mit Daten von FahrländerPartner Raumentwicklung, Kennwerte.ch und internen Benchmarks und Kostenkennzahlen von Refolio.
• Export von PDF- und Excel-Reports aus REPM: Diese sind unter anderem wertvoll bei Verhandlungen mit Banken, denn die professionelle Dokumentation stärkt die Verhandlungsposition.

DIENSTLEISTUNGSMODULE VON REFOLIO PORTFOLIO

Refolio Portfolio offeriert den Zugriff auf die Portfoliomanagement-Software immer zusammen mit einem Service. Dieser Service ist entsprechend den Kundenbedürfnissen ausgestaltet und in Module gegliedert:

Portfolio digital Basic
Zugang zu REPM online und Nutzung sämtlicher Software-Module

Erstellung der Dokumentation als Basis für die Erfassung der Liegenschaften zusammen mit den Eigentümerschaften

• Ersterfassung der Liegenschaften im System mit den wichtigsten Daten und Dokumenten
• Festlegung der Berechtigungen der Nutzerinnen und Nutzer (Lese- und/oder Schreibrechte)
• Laufender Support
• Benutzerhandbuch für professionelle Nutzer
• Zugriff auf IAZI Maps-Pro

Zielgruppe: Professionelle Immobilieninvestoren und -investorinnen mit Erfahrung in den Bereichen Immobilien-Stammdatenerfassung, Finanzdatenmanagement, Mieterspiegelführung, DCF-Bewertungen, Planung von baulichen Massnahmen, Scoring und Rating von Liegenschaften, welche die Liegenschaften eigenständig im REPM pflegen und managen möchten.

Portfolio digital Medium
Bausteine gemäss Portfolio digital Basic, zudem:

Laufende Pflege und wiederkehrendes Nachführen der Liegenschaften-Stammdaten.

Einpflegen der Finanzdaten gemäss Daten der Liegenschaftenbewirtschaftung (Erfolgsrechnung, jährliche Budgetierung für das Folgejahr, Erfassung der Abrechnung des abgelaufenen Jahres)

Erfassung und Nachführen der Mieterspiegel gemäss Daten der Liegenschaftenbewirtschaftung

Erfassen des Gebäudes bzw. Gebäudezustandes, Zustandsdiagnose und Massnahmenplanung gemäss Modelldaten

Marktwertschätzungen nach DCF-Methode (Erstbewertung und danach pro Jahr zwei Fortführungsbewertungen inbegriffen)
Rating der Liegenschaften

Zielgruppe: Immobilieninvestoren mit Fachwissen, welche ihr Portfolio digital und online erfasst sowie gepflegt haben möchten und Zugriff auf aktuelle Marktdaten wollen.

Portfolio digital Pro
Das Modul «Portfolio digital Pro» ergänzt das digitale Portfoliomanagement anhand der Software REPM mit der umfassenden Immobilienvermögensverwaltung von Refolio Consulting. Damit wird der Nutzen der Software maximiert und die Eigentümerschaften profitieren vom immobilienökonomischen, rechtlichen, architektonischen, technischen und strategischen Know-How von Refolio Consulting (→ vgl. Real Estate Family Office Service von Refolio Consulting).

Zielgruppe: Immobilieninvestoren und Eigentümerschaften von Immobilienportfolios, welche eine professionelle Vermögensverwaltung ihrer digital erfassten Renditeliegenschaften wünschen.

Portfolio digital Pro Plus
Das Modul «Portfolio digital Pro Plus» ergänzt den Dienstleistungsbaustein «Portfolio digital Pro» mit dem technischen Bestandesmanagement des Immobilienbestandes (→ vgl. Technisches Bestandesmanagement)

Zielgruppe: Immobilieninvestoren und Eigentümerschaften von Immobilienportfolios, welche eine professionelle Vermögensverwaltung ihrer digital erfassten Renditeliegenschaften wünschen und zudem sichergehen wollen, dass die physische Bausubstanz dieser Liegenschaften stets professionell überwacht und werterhaltend gepflegt wird.